Organizzare un evento in una location open air è una scelta affascinante e sempre più popolare. Che si tratti di un matrimonio, di una festa aziendale, di un concerto o di una cena di gala, l’ambientazione all’aperto offre scenografie naturali suggestive, luce perfetta e una sensazione di libertà difficile da replicare in spazi chiusi. Tuttavia, c’è un elemento imprevedibile da considerare: il meteo.
Anche nei mesi estivi, la pioggia può essere un ospite indesiderato. È per questo che ogni evento all’aperto dovrebbe sempre prevedere un piano B ben strutturato. Non si tratta di essere pessimisti, ma professionali: un piano di riserva garantisce che l’evento possa svolgersi senza intoppi e senza deludere le aspettative di ospiti e organizzatori.
L’importanza di un piano B
Avere un piano B non significa rinunciare all’idea originale, ma proteggerla. La sua funzione è duplice: da un lato garantisce che l’evento si realizzi anche in condizioni avverse; dall’altro trasmette sicurezza a tutti gli attori coinvolti — dagli sposi ai fornitori, dagli ospiti al catering.
Un buon piano B deve essere pronto, realistico e integrato fin dalla fase di progettazione dell’evento. Non può essere improvvisato il giorno prima, né può prevedere soluzioni che stravolgono il concept dell’evento.
Scelta della location con alternativa indoor
Il primo passo per garantire un piano B efficace è selezionare una location che offra anche uno spazio coperto o una struttura interna in grado di ospitare l’evento. Alcuni esempi possono essere:
- Ville storiche con giardini ma anche sale interne;
- Agriturismi con porticati o saloni;
- Location con tensostrutture permanenti;
- Resort con spazi modulari.
La possibilità di trasferire l’intero evento o parte di esso in un ambiente al coperto permette di mantenere intatta la logistica generale (servizi, accessibilità, catering, parcheggi).
Strutture temporanee: gazebi, tensostrutture e coperture modulari
Nel caso in cui la location scelta non disponga di spazi interni adeguati, è possibile installare delle coperture temporanee. Le opzioni più utilizzate sono:
- Gazebi professionali: ideali per piccoli eventi o aree specifiche come buffet e open bar.
- Tensostrutture trasparenti: molto scenografiche, resistenti e adatte a eventi anche di grandi dimensioni.
- Coperture modulari in PVC o tessuto tecnico: personalizzabili e facilmente integrabili nell’allestimento.
È fondamentale affidarsi a fornitori esperti, in grado di montare le strutture in tempi rapidi e nel rispetto delle normative di sicurezza.
Adattare l’allestimento al piano B
Il piano B non deve essere solo logistico, ma anche estetico. È necessario prevedere come cambieranno luci, arredi, fiori e disposizione dei tavoli nel caso si passi da un giardino a una sala interna o a una tensostruttura.
Alcuni consigli utili:
- Progettare un allestimento flessibile che si adatti a entrambi gli spazi;
- Utilizzare elementi decorativi mobili, facili da spostare;
- Prevedere luci supplementari per gli spazi coperti (soprattutto se si passa dalla luce naturale all’illuminazione artificiale).
Comunicazione con fornitori e ospiti
Tutti i fornitori devono essere a conoscenza del piano B, compresi fotografi, catering, musicisti e tecnici audio/luci. Solo così potranno adattare il loro lavoro senza sorprese.
Nel caso di eventi con molti ospiti (come matrimoni o cerimonie pubbliche), è importante informare anche gli invitati in modo elegante ma chiaro. Un esempio? Inserire una frase sul piano pioggia nell’invito o nel sito dell’evento, oppure predisporre una comunicazione last minute via WhatsApp o SMS nel caso di cambiamento.
Preparazione tecnica: audio, elettricità e pavimentazione
Pioggia significa anche umidità, fango, scarsa visibilità e rischi elettrici. Per questo è fondamentale:
- Impermeabilizzare le apparecchiature elettriche;
- Utilizzare pavimentazioni temporanee per evitare il fango;
- Proteggere le postazioni audio/luci e DJ set;
- Prevedere generatori d’emergenza o punti luce autonomi.
Tempistiche di attivazione del piano B
Un errore comune è quello di attendere troppo per decidere se attivare il piano di riserva. Meglio stabilire una deadline precisa (es. 24-48 ore prima) per prendere la decisione, basandosi su previsioni meteo attendibili e tenendo conto del tempo necessario per allestire la nuova soluzione.
Conclusione
Pianificare un evento in una location open air è un’idea vincente, ma solo se supportata da un piano B solido e ben organizzato. La chiave è anticipare, non rincorrere i problemi. Con una strategia chiara, fornitori preparati e una comunicazione efficace, anche la pioggia non rovinerà l’atmosfera magica del tuo evento.
Un piano B non è un ripiego: è la vera garanzia che tutto andrà come desiderato.